الإنتاجية

كيف تنجح في إدارة مؤتمر عبر الفيديو

مع توسّع عالم الأعمال وازدياد عدد الموظفين العاملين عن بعد، أصبح التدرب على عقد المؤتمرات عبر الفيديو من المهارات الأساسية للقائمين بالأعمال. أظهرت أبحاثنا أن 40٪ من الموظفين في جميع أنحاء العالم يستخدمون حالياً المؤتمرات عبر الفيديو، وترتفع هذه النسبة إلى 61٪ في الصين و60٪ في المكسيك. لكن يعد إجراء مؤتمر بالفيديو ناجح أكثر من مجرد تشغيل الكاميرا.

ركّز على الميكروفون: في البداية، تحقق من الإعدادات الخاصة بك.تسمح معظم برمجيات المؤتمرات عبر الفيديو بإجراء اختبار للتأكد من عمل الميكروفون والكاميرا كما ينبغي. عند بدء المحادثة، اترك إصبعك على زر الميكروفون. من المستحب كتم صوت الميكروفون عند عدم التحدث، حيث يمكن للضوضاء الخلفية أن تكون مزعجة، كن مستعداً لإزالة كاتم الصوت عند التحدث عبر مكبر الصوت.جهّز مساحتك المخصصة:  التصوير من زاوية منخفضة غير مريح، كما يمكن أن يكون ذلك مشتتاً للمشاركين الآخرين.عليك أيضاً اختيار مساحة جيدة الإضاءة لمكالمتك، حتى يتمكن المشاركون الآخرون من رؤيتك بوضوح. إذا كان الطقس مشمساً، قد تحتاج إلى إغلاق الستائر وتشغيل إضاءة جانبية لتجنب الوهج.

حافظ على تركيزك: في حين يمكنك التحقق من رسائل بريدك الإلكتروني بسهولة أو متابعة العمل أثناء المكالمات الهاتفية الطويلة، لا يسمح لك العنصر البصري لمؤتمرات الفيديو القيام بنفس الأمور.احرص على أن تكون في مكانٍ خالٍ من التشويش- يعمل ذلك على تقليل احتمال تفويتك لأمر هام. إذا كان مكتبك في المنزل مُزعجاً، يمكنك حجز غرفة اجتماعات في موقع "Regus المحلي. على الرغم من أن التحديق في صورتك أثناء المكالمة قد يكون مغرياً، حاول، بدلاً من ذلك، المحافظة على التواصل البصري من خلال الكاميرا – وخصوصا عندما تتحدث. يعطي ذلك انطباعاً بأنك تنظر في عيني الشخص الذي تخاطبه. فإذا كان نظرك تائهاً في أماكن أخرى على الشاشة، سيبدو أنك تنظر إلى الجانب (حتى لو كنت تركز بشكل كامل على العرض).المشاركة والتفاعل:  إذا كنت تقدم مؤتمراً بالفيديو، قم به كأنك تؤدي جلسة تدريبية شخصية.خاطب المشاركين بأسمائهم واطرح عليهم أسئلة للحفاظ على انتباههم، واستمر في النظر إلى الكاميرا. لا تقرأ من شرائح العرض (يمكن للمشاركين القيام بذلك بأنفسهم من خلال ملف البوربوينت). إذا كنت مشاركاً في المكالمة، هزّ برأسك عند النقاط التي توافق عليها ولا تخف من طرح الأسئلة مباشرة. عندما تقوم بذلك، تذكر إزالة كاتم صوت الميكروفون والنظر في الكاميرا وتقديم نفسك قبل التحدث ("مرحباً، أنا [الاسم]. أتساءل إذا…").
باتباع نفس المبادئ والأسس المهنية التي تتبعها خلال الاجتماعات التقليدية، ستتحسّن مهاراتك في المؤتمرات عبر الفيديو بسرعة.